Politique sur la protection des renseignements personnels de Les Petits Feuillus inc.
Préambule
La Politique sur l’accès aux documents et la protection des renseignements personnels (la Politique) est adoptée en application de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25), sanctionnée le 22 septembre 2021, modernisant ainsi l’encadrement applicable à la protection des renseignements personnels.
Les Petits Feuillus inc. est une entreprise privée assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi sur l’accès) et doit s’assurer du respect du nouvel encadrement applicable.
ObjectifsLa Politique a pour objet de préciser la gouvernance à l’égard des renseignements personnels collectés et conservés par la Les Petits Feuillus inc. dans le cadre de ses opérations et de renforcer la protection de de la vie privée des personnes visées par ceux-ci, de favoriser la transparence et de moderniser l’encadrement applicable à la protection des renseignements.
La Politique vise notamment les objectifs suivants :
1.1. Désigner le responsable de la protection des renseignements personnels et définir son rôle et ses responsabilités.
1.2. Définir un cadre de gestion des incidents de confidentialité.
1.3. Définir un cadre de gestion portant sur l’utilisation ou la communication de renseignements personnels à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques
Champ d’application
La Politique s’applique à tous les employés de Les Petits Feuillus inc., ainsi qu’aux membres nommés par le gouvernement, dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions au sein de Les Petits Feuillus inc.
La Politique peut également s’appliquer après la fin de l’emploi lorsque cela est prévu expressément ou lorsque le contexte s’y prête. La Politique s’applique également à toute personne liée à Les Petits Feuillus inc. par un contrat de service ou d’approvisionnement.
Responsable de l’application
La responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels est Olivia Linteau. Elle est responsable de l’application de la Politique.
Rôles et responsabilités4.1. Olivia Linteau, associée et cofondatrice, veille à assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi sur l’accès.
4.2. Olivia Linteau s’assure de la diffusion sur le site Internet de Les Petits Feuillus inc. des documents et renseignements requis par la loi ou les règlements en vigueur.
4.3. Les employés et membres de Les Petits Feuillus inc. sont tenus de collaborer dans la recherche de documents et d’informations faisant l’objet de toute demande d’accès.
4.4. Les employés et collaborateurs de Les Petits Feuillus inc. sont tenus de veiller à la protection des renseignements personnels et de l’information confidentielle.
Incidents de confidentialité5.1. Un incident de confidentialité correspond à un accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel, à son utilisation ou à sa communication, de même que sa perte ou toute autre forme d’atteinte à sa protection.
5.2. Si l’un des membres de Les Petits Feuillus inc. a des motifs de croire que s’est produit un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel qu’elle détient, doit prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.
5.3. Les Petits Feuillus inc. doit tenir un registre des incidents de confidentialité et, sur demande de la Commission d’accès à l’information.
5.4. Les renseignements contenus au registre des incidents de confidentialité doivent être tenus à jour et conservés pendant une période minimale de cinq ans après la date ou la période au cours de laquelle Les Petits Feuillus inc. a pris connaissance de l’incident.
Mise à jourOlivia Linteau est responsable de la mise à jour de la Politique et du respect de la fréquence des révisions.
La Politique doit être révisée au minimum lors de changements requis et/ou significatifs
Entrée en vigueur
La politique entre en vigueur le 22 septembre 2023.